Organização pessoal: por onde começar?

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Conforme vamos avançando com nossos projetos na Halya, tenho percebido uma dificuldade comum entre os clientes que nos contatam: organização pessoal. É incrível como boa parte dos problemas de cada pessoa e marca pode ser resolvida com um pouco de ordem no dia a dia. Conseguindo dedicar um tempo específico e foco para as tarefas, ampliamos nossa visão de cada situação, entendemos novas formas de solução e, claro, temos tempo para executar melhor as atividades. Aumentamos qualidade sem deixar nada para trás.

Mas é claro que isso não é tão simples quanto parece, e eu mesma precisei de alguns anos de prática para me tornar disciplinada nesse assunto. Pensando no propósito da Halya de popularizar a informação, resolvi compartilhar um pouco do que aprendi na prática.

Ansiedade organizacional

Para começo de conversa, sofremos todos do mesmo mal: ansiedade. Mesmo as pessoas mais calmas acabam submetidas a um tiroteio de informação que tira qualquer um do seu centro. Notificações de aplicativos, conversas de WhatsApp, e-mails, chats internos, organizadores de projetos, reuniões… Quando realmente paramos para pontuar tudo que fazemos num dia comum de trabalho, notamos quão sufocados estamos com tantos estímulos.

Por isso, a primeira coisa que eu aprendi a fazer foi “limpar” meu campo de visão. Não só tirei aquilo que não me é essencial no dia a dia, como também organizei tudo no meu notebook. Uma vez que me facilita trabalhar através dele, ainda que o mundo esteja totalmente responsivo, eu abro os aplicativos que vou usar de maneira organizada na mesma tela do navegador. Dessa forma, tenho uma visão macro de todas as pendências, o que me ajuda bastante a priorizar. Se tenho três mensagens no WhatsApp Web, duas no Slack e cinco e-mails, eu posso olhar rapidamente os assuntos de tudo e definir por onde começar.

Além disso, eu reduzi ao máximo o número de janelas que preciso para isso. Diminuí a quantidade de grupos no WhatsApp, determinei um horário para responder os contatos pessoais (automaticamente “treinando” meus amigos sobre quando e como podem me acionar) e uso o mínimo de salas possível no Slack. Essa limpeza inicial parece bobagem e na prática, por si só, não ajuda em nada. Mas te dá um panorama do que realmente precisa ser priorizado.

Listas de papel

Com todos os contatos devidamente organizados, eu sugiro fortemente o uso de listas de papel para organizar seu dia. Noto que a maior parte dos problemas organizacionais se dão por pessoas que parecem ter os projetos e objetivos muito claros, as etapas super definidas, mas se perdem na execução diária. É então que eu recomendo o bom e velho “papel e caneta”.

Sei que hoje existem aplicativos infinitos para isso, mas o papel, visual, tátil, ao lado do seu mouse por exemplo, pode te dar tranquilidade de pensamento. Se você anotar todas as atividades que precisa fazer naquele dia para concluir o projeto, certamente fica mais fácil avaliar o que está 100% feito, o que ficou para o dia seguinte, o que precisa ser recolocado… E o melhor: ao terminar cada item, riscar e marcar como feito traz uma sensação única. Não sou eu dizendo. É a ciência: riscar itens de listas de tarefas ativa o sistema de auto-compensação do cérebro, que gera uma sensação positiva de ter concluído sua missão.

E para fechar, você ainda pode colocar coisas como “ir ao mercado” ou “passar no banco”, entendendo como mapear o seu tempo e dando conta de unificar compromissos com tarefas necessárias do seu cotidiano pessoal. Se você consegue agendar uma consulta médica, por exemplo, automaticamente já tem ali, diante dos seus olhos, um tempo comprometido que precisará ser reorganizado. Agendas digitais também fazem isso, é claro. Mas para mim, e muitos com quem converso, enxergar isso numa mesma folha ajuda bastante a entender o tempo como um todo, e não tão fragmentado.

Dias reservados

Uma coisa que essas mesmas listas de papel me ensinaram foi a separar dias da semana para cada coisa. É claro que você não pode ser intransigente e precisa de maleabilidade para atender um cliente, dar conta de um imprevisto ou até aproveitar um momento especial que não acontece todo dia. Mas separar dias para não agendar reuniões, aproveitar uma consulta que teve de marcar e já agendar outros exames e médicos para o mesmo período ou usar um dia inteiro para estudos pode ser mais eficiente do que quebrar o dia em vários pedaços.

A prática faz toda a diferença na paz mental. Uma vez que estou estudando, por exemplo, me ajuda muito já investir o meu tempo nisso e absorver por completo o conteúdo, ao invés de deixá-lo despedaçado pelos meus dias. Tem horas que preciso de concentração máxima, e ter uma reunião no meio do processo seria desastroso. E em outros dias, eu gostaria de contatar todos os meus clientes com os status dos seus projetos, porque minha cabeça já está focada 100% nisso.

Isso me ajuda bastante a não perder a linha de raciocínio, pegar insights das atividades semelhantes e criar uma disciplina em quem me aciona de não ser interrompida o tempo todo, especialmente pelo que não é urgente. Recomendo muito, diretamente da agenda de alguém que já chegou a fazer 50 horas mensais de reuniões improdutivas em outras ocasiões!

Manhã, tarde, noite

Tenho ficado cada vez mais chata em relação aos períodos do meu dia. Todas as manhãs, a primeira coisa que faço é olhar todos os meus contatos. Ver todos os canais de atendimento, checar todos os status, entender onde estamos com cada cliente e projeto. Me ajuda a direcionar pessoal, reorganizar prioridades, agir em caso de urgência… Já para o meio da manhã, gosto de agendar possíveis reuniões ou avançar em planejamentos (quando estou no dia “off”). E deixo minhas tardes focadas para produção. À noite, estudo um pouco e vivo minha vida pessoal, que é extremamente importante para minha saúde mental.

Separar meu dia em blocos ajuda a manter todas as atividades que são necessárias fazer de maneira recorrente e, associada à dica anterior, mantém meu foco. As pessoas ao meu redor já sabem o que estou fazendo, quando preciso de mais silêncio, quando estou mais aberta… E eu também fico bastante mais ligada quanto à compromissos pessoais que precisem ser marcados no meu “horário comercial”.

Parece uma bobagem, mas muita gente fica respondendo mensagens assim que elas chegam, enquanto outras simplesmente esquecem de olhar canais importantes de comunicação. Com essa prática, é possível dar conta de tudo, sem perder nada de vista.

O problema dos prazos

Finalmente, uma prática que mudou minha forma de trabalhar foi a maneira como determino os deadlines. Noto que vários clientes da Halya fazem da mesma forma que eu anteriormente: mensuram quanto tempo precisam para um projeto, calculando algumas vezes pelo número de horas ou dias, e assumem uma atividade. O que a gente esquece é que o dia raramente sai como a gente quer. E que nosso dia tem mais coisas do que as atividades que temos de fazer.

Você já contou quanto tempo leva tomando aquele cafezinho da tarde? E suas escapadas para o banheiro? Se for fumante, então… É importante considerar seus hábitos e necessidades dentro do cronograma. Se você costuma precisar de um intervalo entre projetos, considere 10 minutos no seu dia. Se você para para tomar um café à tarde, considere mais 15. Deixe ainda mais 30 minutos a uma hora para imprevistos. E assim por diante.

O que acontece: ainda que pareça que você está trabalhando menos horas, sua produtividade no tempo estimado será muito maior. À medida do possível, também tornará o trabalho uma parte mais íntima da sua vida, já que você poderá intercalar as tarefas profissionais com atividades cotidianas pessoais, como almoçar com sua família ou passar na farmácia.

Para projetos que dependem de terceiros, eu sempre acrescento prazo ao que me é repassado. Se faço um atendimento e meu designer promete um projeto em dois dias, eu costumo prometê-lo em três ou quatro. Me tira um enorme desgaste mental não ter que resolver a desorganização de outras pessoas e não frustrar as expectativas de quem está me aguardando.

Acredito que o essencial é conhecer como sua mente funciona e agir sem medo de agradá-la. Uma mente bem cuidada produz mais, é mais criativa, mais focada e vai gerar em menos tempo, muito mais qualidade. Analise bem o que funciona para você e não tenha medo de criar suas próprias metodologias. Se respeitar é uma forma de colocar excelência nas suas atividades, porque abre espaço para se doar de corpo e alma em cada momento, já que ele é vivido com verdade. E quem não quer um profissional de verdade trabalhando consigo?

Escrito por Danniela Karam

Comunicóloga, especialista em Branding e eterna entusiasta da Neurociência e comportamento humano. Apaixonada pela história de cada pessoa e cada marca, co-fundou a Halya. É filha, mãe, esposa, viajante, escritora e mais alguma coisa nova que descobre a cada dia.

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