5 ferramentas que facilitam o trabalho remoto

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[Nota: este post foi escrito em meio à pandemia do COVID-19, quando muitos países, incluindo o Brasil, adotaram medidas de isolamento social e operações à distância. Se você está lendo no futuro, esperamos que as dicas ainda possam ser úteis!]

Está trabalhando em casa e ainda não sabe que ferramentas podem te ajudar nesse momento? Extraímos algumas informações da nossa consultoria de implementação de trabalho remoto para auxiliar você.

Vale lembrar que não estamos ganhando nenhum tipo de pagamento por este post, e já falamos. São sistemas que nós usamos e recomendamos!

Google Drive

Pode parecer até comum, mas o Google Drive e seus subprodutos (Apresentações, Documentos, Formulários, Planilhas etc) não são úteis apenas para organização e gerenciamento de arquivos. Também são excelentes porque permitem que múltiplas pessoas possam editar ao mesmo tempo, se necessário, e mantêm um histórico de todas as alterações.

Com eles, você não precisa salvar uma infinidade de versões de arquivos, pode deixar comentários, proteger os acessos ou liberá-los para toda a equipe, criar índices navegáveis e aí por diante. E ainda gerenciar pastas por (e com) clientes e times, deixando tudo bem ajustado para facilitar a rotina.

Google Hangouts ou Zoom

Precisa manter contato com as pessoas e fazer reuniões, entrevistas e atendimentos? O Google Hangouts (que também faz parte do GSuite) e o Zoom são duas ferramentas bem completas que oferecem a opção de uso gratuito. Permitem múltiplas pessoas na sala virtual ao mesmo tempo, ativação e desativação de câmeras e microfones e até chats para escrever mensagens durante os encontros.

Existem também recursos de compartilhamento de tela, caneta virtual (que funciona como uma lousa online) e até gravação/download das videoconferências para que outras pessoas acompanhem depois. Vale testar.

Trello ou Asana

Apesar de usarmos o Trello aqui na Halya, o Asana também é bastante interessante para gerenciamento de projetos. Com ambos você pode criar quadros compartilhados para suas atividades, delegar para outros colaboradores, definir prazos, anexar arquivos, deixar comentários e até montar checklists com cada etapa necessária para a conclusão de um processo.

É possível, por exemplo, criar colunas por dia da semana, por áreas ou até mesmo por status do projeto (ao estilo Kanban). E, claro, escolher cores e planos de fundo que sejam mais inspiradores – porque, convenhamos, é sempre bom olhar para uma tela bonita.

WhatsApp

Sim! O mensageiro mais popular do mundo pode ajudar bastante na comunicação profissional. Mas, se possível, faça tudo pelo WhatsApp Business. Ele ajuda a etiquetar os contatos (você consegue saber quem é prospecção, cliente, parceiro…), dar um suporte mais próximo via áudio em momentos de crise e configurar mensagens automáticas com horários de atendimento ou as ações que você está tomando em cada situação.

Evite, porém, enviar muitos arquivos e imagens para seus clientes através desse canal, afinal, a capacidade de armazenamento dos smartphones é variada. Procure também respeitar os horários pessoais de todos – inclusive os seus.

Meios de pagamento digital

Em momentos como o atual (em que uma questão de saúde pública limitou os espaços presenciais), muitos negócios não têm outra alternativa além da venda online. Se você se encaixa nesse quadro, pode testar alguns meios de pagamento digital. Para vários deles, não é necessário nem mesmo ter uma loja online ou CNPJ: o simples CPF resolve.

O bom de contar com essa alternativa é não depender de transferências bancárias (que possuem um grau de insegurança sobre o andamento), além de aceitar diferentes cartões de crédito e realizar parcelamentos. Existem diversas opções confiáveis que você pode conhecer mais para escolher: MercadoPago, PagSeguro, Vindi, Wirecard, entre outros.

E se você está numa situação que não é atendida por essas ferramentas, escreva para a gente. Tentaremos auxiliar compartilhando outros recursos úteis para o momento. No próximo post, falaremos de algumas métricas que podem ser observadas. Aproveite também o campo dos comentários para trocar dicas com outros profissionais, é sempre bem-vindo!

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